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下一步行動清單

來源::未知 | 作者:admin | 本文已影響

寫到下一步清單,就好像看到我建立時間管理系統的歷史,從一開始使用palm系統的PDA利用上面的待辦事項軟體,也曾經用過可以和電腦同步的 Bonsai、Lifebalance,接著用到PC單機上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus,到蘋果電腦上面的 iGTD,這六年來,還真的花了不少時間及心思,就是要找出最合適的管理工具及方法,為了寫這篇文章,我也趁機問了問自己:

  到底建立下一步行動的核心目的是什么?

  這個問題讓我思考良久,整合我這六年來的經驗,終于體驗到這個核心就是“專注”。有了符合現實狀況的下一步清單、任務清單,我們就無須擔心有沒有考慮到的事情,才能專注,而專注就是David Allen所說得Mind like water(心境如水)。

  今天我們提到的下一步清單,除了是六個流程的組織下面中一個資料庫,也是我們六個檢視高度中最基礎的一個檢視項目。

  但是何謂下一步行動呢?

  我的定義是“任何已經確定的、需要2分鐘以上才能夠解決掉的單一行動”。

  而所有的下一步行動,整合在一起就是下一步行動清單。當我們擁有完整的下一步清單,就可以讓我們執行時,迅速找出要采取的行動,就像有一臺現代的GPS,遇到路口時,可以立刻判定自己應該左轉或右轉。我們這堂課是下一步清單的簡介,我們這就開始。

(1)完整的行動提示盤點

  當我們的行動提示集中在一起,放在頭腦以外的地方,就可以降低很多的壓力。若是能長期做好加工及檢視的習慣,盤點好對自己及他人的承諾,除了可以發揮整合的效益外,更是一個強而有力的好習慣。

  也有網友提到,盤點行動提示是為了忘記,是為了放下,是為了去做重要而不緊急的事情。確實這才是時間管理的一部分,有時獨自用餐,能跟自己相處,看看書,聽聽音樂,想想未來,除了降低壓力,也能拓展我們的視野,這也是許多人做時間管理的目的。

  但是要是我們不能做好收集、加工、組織、檢視等等的流程,做好時間管理的基本功,這樣的情境是緣木求魚,過度理想化了。孔子說“己立立人,己達達人”,做好完整的行動提示盤點,增強時間管理能力,自然能有多出來的時間,這些時間如何運用,那就是個人的自由選擇了。

(2)依照場合分類,批次處理

  有許多人認為GTD的時間管理的精華之一在于場合(context)分類,場合的意思,就是不同的工具(電話、電腦)、情境(自己動手做、當面溝通、思考)。例如需要打電話的下一步行動,我們放在同一個清單中,就可以一次打好幾個電話;又如整合需要在電腦上面處理的清單,一次處理好幾個電腦上面的事情,這就叫做批次處理。

  經過調查,我們最浪費時間的動作就在于“切換場合”,舉例來說,如果我們要發五封emails,但是分散在一天之內五個不同的時間來進行,一定會比一次發五封信更加浪費時間,我們也分析一下為何如此?

  一來,不用切換場合,很多動作就不用再重復做。以發emails為例,其動作包括:坐在電腦前、開啟電子郵件、掃描新進信件、打開新郵件、思考如何寫這封信,分綱要、寫內容,檢查錯字,寄出信件等,這些動作如果批次處理,很多地方都能省下時間。

  二來,我們在同一場合中,持續工作,常常都能越來越專注,甚至進入Mind like water(心境如水)的境界。例如活動前,需要打20通邀請社團成員參加活動的電話。若是我們花上1個小時,專心持續打電話,就會發現,一開始打電話時結結巴巴,詞不達意,越打越多后,就會有一些固定的話術,打起電話時也越來越high,電話中的說雜事時間也減少了,簡單明瞭就能把邀請朋友參加活動這件事講得很清楚,就能越打越快,省下許多時間。

  依照場合分類,是我們時間管理的基本功,功夫扎的好,就可以一步步練上去。行福行動家的時間管理講究由下往上,將身邊的瑣事都處理好了,壓力降低,思緒清空,自然專注力就能提升到較高的層次。

(3)做事時能行云流水

  當我們買了一輛新車,開在高速公路上,就會覺得路上到處有許多同品牌的車子;自己剛當了爸媽,就會覺得隨處可見剛剛生了孩子的夫妻。這是因為我們大腦的機制就像雷達,會讓我們自動搜尋到和關注事項有關的東西。當我們擁有完整的行動清單時,就會發現推動解決該行動的方法會突然出現在自己面前。

  才剛寫下要聯絡Michelle,就接到Michelle打來的電話,立刻可以討論事情。
  剛剛寫下要寄出一封信件,就看到同事拿著包裹準備要去郵局,快點請她協助寄一下,省下自己的時間。
  才想好要寫一篇企劃案,看看自己的書柜,就想到一本很適合的參考書躺在那里。

  有了完整的下一步清單,我們在生活中就更加能夠行云流水,不僅如此,我們的行動會由外界環境主控,逐漸轉變成愿景領導自己前進。這是因為我們越來越能結合身旁的各種資源,產生解決問題的“綜效”,除了解決外界環境要求我們做到的事情,又能結合自己想要往前推動的目標。

  這也是我的真實體會,一開始進行時間管理時,都覺得累積的下一步行動數量越來越多(一直將外界環境的雜事加工成行動,所以事情變多),當運用清單得心應手后,運用清空收件匣、每周檢視、半年檢視等方法,外頁環境的變化,常常成為我朝愿景及目標前進的契機,這時下一步行動清單反而由壓力,變成通往成功的助力。

結語

  下一步清單,就像是一個GPS,理面有許多附近環境的地圖資料,我們看著地圖,就更加容易思考自己如何朝著目的地前進。如果手上沒有GPS,我們只能看見附近的景物,甚至連自己所在的街道名稱都搞不清楚,還要問路人才知道。

  有了GPS,我們開往目的地的行程就能有如行云流水一般一路通,左轉右轉都能自動提示,也會告訴自己有超速照相,要減慢速度。這時我們心中當然可以降低壓力,進入一種更加集中、開放、寬廣的思考模式中,這就是我文章最前面提到的“專注”,此時便可以做更高層次的檢視,我們的人生就能夠逐漸由被動轉化為主動,Master our life。


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